展会举办的前期准备工作中，需要招展和招商。招展决定着展会能否举办，而招商却决定着展会是否能够圆满成功，因此从某种意义上说招商比招展更为重要。展会不仅需要观众，而且更需要一定数量和质量的专业观众，专业观众的数量与质量直接影响着参展商的参展效益，同时也是展会组织者服务质量的重要体现。展会组织者在专业观众方面的邀请能力强与否决定了展会能否做大及其能否生存发展。但现在很多的展会的组织者往往并不重视这一点，因为专业观众的邀请是需要组织者开源的一部分，有些组织者只在意展会赚钱的多少，对专业观众的邀请并不在意。但采购商数量不多，何以体现展会的效果。只招展不招商的情况在中国比比皆是。目前我国的会展业整体呈现出一种大而不强的局面，这种只招展不招商的情况在中国比比皆是，这种情况也正是我国会展业经过这么多年大而不强的重要原因之一。所谓的“强”，正是强在展会的专业和效果上。展会的专业性必然会带动展会的效果，而衡量展会专业性的标准之一，正是展会的专业观众的多少。因此，专业观众的邀请对展会组织者而言，是很重要的一个内容。下面来介绍一下展会组织者可以依托的一些来进行专业观众邀请的方式，在此笔者对此进行一下分类，分为传统渠道和非传统渠道。
电话
电话邀请是最直接的方式，主办方通过电话随时与计划邀请的观众沟通，向对方发出邀请。同时，电话邀请也是最有效的方式，因为双方通过语言沟通，主办方向观众介绍展会的详细信息，并可以知道对方是否前来参观；即便对方不愿意来，也可了解原因，并就原因做出相应的对策。有些展会组织者充分利用信息传媒，将展会消息用手机短讯的方式发给所有专业观众，这种方法既有目标的针对性和操作的简便性，又快又节省费用，正被越来越多的人采用。采用手机短讯方式邀请专业观众，多安排在展览会开幕前一周和展览会期间发送。手机短讯邀请的内容应简明且有所侧重，邀请语言多为提示性质，旨在提醒专业观众及时参观展览会。
邮件
主办方通过电子邮件或邮寄信函，将展会信息发布给计划邀请的观众，向对方进行邀请。这个方式需要展会组织者要掌握较为丰富的专业观众信息资源。用发送邮件的方式邀请专业观众的优点是较为正式和礼貌，令收信人印象深刻，但邮寄信函的费用可能会较高。
采用电子邮件方式邀请专业观众，一般需要安排三次以上的发送。其每次邀请内容与邮寄邀请内容相似。在邀请函的设计上应注意体现电子邮件的特点。电子邮件邀请函的主题一定要明确，以免被网络的过滤软件误判为垃圾邮件。向专业观众邮寄信函邀请集中于展览会开幕前20天左右时间发出，一般每隔一周发一次，需要发送两至三次。每次邮寄邀请函的内容应有所不同，如第一次可以是请柬式邀请函，第二次可以是告知展览会配套活动具体日程邀请函，第三次可以是附有展位平面图的邀请函。
数据库
每年定期举办的展览会，需及时评估上届展览会邀请观众的效果，如认为存在问题，则应在新一届展览会发布信息时进行调整。展会组织者根据收集和整理的专业观众信息，组建成自己拥有的数据库，再根据变化的信息进行相应的梳理、修改。展会组织者拥有这一信息资源，就是其自身的宝库，通过这第一手的资料，进行专业观众邀请。
专业媒体的受众群
与展览会身处行业领域的专业媒体合作，专业媒体就是服务特定领域的信息平台，直接面向的是行业展会的展商和观众，所以展会组织者除了在招展过程中选择权威而覆盖面广泛的专业媒体合作之外，在专业观众的邀请上同样可以借力。专业媒体的发行渠道也可以变为专业展的宣传、招商渠道。
招商活动推介
展会组织者举办活动推介会，通过现场交流活动，宣扬展会特点、传达展会信息。不仅是通过这种推介活动进行招展，同时也是进行招商。推介会现场是一个有效的招展、招商的平台，展会组织者面对面的向专业观众介绍展会，让专业观众对展会有个全方面的了解，因此更容易吸引专业观众。与为推进招展工作而举行的发布会、说明会、通气会所面向的媒体、参展商等对象不尽相同，确保展会招商推介活动实效的一个关键点在于能否打通直接或间接面向专业观众的信息渠道，邀请的对象可以是专业买家、专业媒体、行业协会、代理招商机构。
委托专业公司
近些年出现了不少提供大量客户资料的专业信息收集公司，他们拥有专业的信息统计和分析技术，展会组织者委托这样的公司进行专业观众的邀请。这种方式为展会组织者提供了大量的专业观众信息，帮助展会组织者更全面更准确得邀请到专业观众。目前这种方式被广泛应用，业已成为展会组织者邀请专业观众的一条重要途径。
组团赴境外
有些政府主导型的展会，地方政府十分重视，主要领导轮流带队，各级分管部门抽人组成规模庞大的出国招商团，分批到各国举办推介会进行推广和邀请。这种方式确实能广泛邀请到国际观众，但是费用相对较高。
观众邀请工作一般需要与展会展位销售工作同步，专业性展览会尤其如此。在观众邀请上，专业观众对展会的效果有重要的影响，同时普通观众也不能小觑。普通观众存在潜在因素，一些普通观众观展后也可能转变为专业观众。因此普通观众的邀请同样也值得重视。普通观众参观的展览会，一般在展览会开幕前30天之内发送邀请，或通过媒体发布展览会信息，从而达到告知普通观众的目的。媒体发布展会信息的频次，向特定人群发送门票的规模，既要根据需要，也要考虑成本的负担。
当今展览市场竞争激烈，焦点已从争取参展商转为争取和组织专业观众，谁能够拥有一定数量和质量的专业观众尤其是大采购商，谁就能够取胜。因此，在展览策划立项时就必须重视招商工作，同时确保足够的招商费用，选择确有成效的招商方式。
